Счет фактура кто подписывает продавец или покупатель

Важный нюанс оформления счета-фактуры: кто и как подписывает этот документ

При проверке правильности заполнения счетов-фактур проверяющие органы искусно находят ошибки и недостатки даже в таких мелочах, как цвет чернил подписи. Во избежание негативных ситуаций рассмотрим все требования, касающихся этого нюанса – подписания счетов-фактур.

По мнению Минфина России (Письмо Минфина РФ от 27.08.2015 № 03-07-09/49478), счет-фактура, где поставлена факсимильная подпись, считается составленной с нарушением установленного порядка, так как в Налоговом кодексе не предусмотрена процедура подписания документа этим способом. Поэтому, указанная форма не является основанием для принятия предъявленного покупателю НДС к вычету.

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)

Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2019 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

Что нужно знать о счете-фактуре продавцу и покупателю

От обязанности выставлять счета-фактуры освобождены также предприятия розничной торговли, общепита и другие организации и индивидуальные предприниматели, работающие непосредственно с населением. Законодатель в п. 7 ст. 168 НК РФ прописал, что у налогоплательщиков, работающих с населением, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной, если они выдали покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности. Счет-фактура такому покупателю не нужен.

Очень внимательными при заполнении строки 3 счета-фактуры должны быть те продавцы, которые поставляют товары транзитом со склада своего поставщика непосредственно на склад покупателя. При таких операциях к налогоплательщику-продавцу товары не попадают. При заполнении счета-фактуры налогоплательщик в строках 2, 2а и 2б указывает свои реквизиты (наименование, юридический адрес, ИНН и КПП), а в строке 3 — наименование и почтовый адрес своего поставщика.

Кто вправе подписывать счет-фактуру

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54, УФНС России по г. Москве от 14 июня 2007 г. № 19-11/055846, от 9 марта 2005 г. № 19-11/14768.

Еще почитать:  Предоставляются Ли Льготы На Зубное Протезирование Участникам Боевых Действий

Кто подписывает счета-фактуры? (К

Получатель товаров, работ, услуг вправе обратиться к поставщику данных товаров, работ, услуг с требованием представить заверенную уполномоченным на то лицом копию приказа о назначении лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры, а поставщик обязан выполнить данное требование в день обращения получателя товаров, работ, услуг.

Поставщик услуг предоставил счет-фактуру, в котором отсутствуют подписи руководителя и главного бухгалтера. При этом в строке «выдал» стоит подпись менеджера, и указан номер приказа, уполномочивающего менеджера подписывать счета-фактуры. Компания связалась с поставщиком, и он пояснил, что менеджер не имеет право подписывать счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, а всего лишь может подписать в строке «выдал». Может ли при этом менеджер, имея приказ со словами «право подписи в счете-фактуре», но без указания «за руководителя и главного бухгалтера», также подписывать и за руководителя и главного бухгалтера, то есть ставить три одинаковые подписи? Обязаны ли в данном случае руководитель и главный бухгалтер собственноручно подписать счет-фактуру, или эти две строки могут остаться не подписанными, и может ли компания брать НДС в зачет и услуги на вычеты по КПН, если в счете-фактуре есть только одна (в одной строке «выдал») подпись менеджера?

Подписи в УПД

  1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
  2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
  3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
  4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
  5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Онлайн журнал для бухгалтера

Иногда бухгалтеры сталкивались с вопросом о том, как заполнять счета-фактуры, если цена по договору определялась расчетным способом. Этот вопрос актуален, когда цена товара (работы, услуги) – это разница между стоимостью с учетом НДС и суммой НДС. В Правилах заполнения счета-фактуры с 1 октября 2019 разъясняется, что в этих случаях графа 4 счета-фактуры – это разница между графами 9 и 8. Такой подход к заполнению графы 4 применяйте, если:

Еще почитать:  Можно Ли Оплатить За Другого Человека Приставам Если Он В Другом Городе

Прежде графа 11 в счете-фактуре называлась «Номер таможенной декларации». Однако с 1 октября 2019 года название этой графы уточнили. Теперь она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». То есть, в графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь следует приводить ее регистрационный номер. Напомним, что это разные номера.

Кто подписывает счёт-фактуру в организации

Передача права подписи счёта-фактуры заметно усложняет процедуру, однако продавцу лучше пойти на это, чем причинять неудобства или, тем более, становиться причиной финансовых потерь своих покупателей. Если руководитель и главбух компании много времени проводят в командировках, директор должен оформить приказ по компании, в котором наделить правом подписания счетов-фактур определённых сотрудников, пользующихся доверием и, что немаловажно, основную часть рабочего времени проводящих на своём рабочем месте. После этого проблема снимается.

Впоследствии, когда потребуется подписать счёт-фактуру во время отсутствия ИП, в тексте документа необходимо, помимо реквизитов регистрации ИП, указать и данные доверенности. Только при наличии всей этой информации подпись доверенного лица будет действительной.

Кто выставляет счет-фактуру? 4 примера

  1. Продавец реализует товар, после отгрузки (или на момент получения аванса) оформляет счет-фактуру и выдает его покупателю.
  2. Покупатель принимает товар согласно товарной накладной.
  3. Покупатель принимает решение вернуть товар продавцу.
  4. Покупатель возвращает товар поставщику, предварительно договорившись с ним о возврате. Продавец согласен принять товар обратно.
  5. Покупатель оформляет счет-фактуру обратной реализации.

14.05.2019 АО «Серп» отгрузил ООО «Огородник» партию мелкой сельхозтехники для последующей перепродажи через сеть магазинов. Товар был принят и оплачен согласно счета-фактуры. 12.09 2019 «Огородник» вернул всю партию инвентаря ООО «Серп», так как ни одна единица товара не была продана. О возврате товара была заключена предварительная договоренность. Возвращая товар, «Огородник» выписал ООО «Серп» счет-фактуру обратной реализации.

Когда выставляется счет фактура

Юридическую значимость обретает только подписанный документ. Не является исключением и счет-фактура. П. 6 ст. 169 НК РФ устанавливает, что подписывать счет-фактуру должны руководитель и главный бухгалтер фирмы, а счета-фактуры, выставленные ИП – сам предприниматель. Руководитель компании (ИП) своим распоряжением, или доверенностью может возложить обязанности подписания документа на иных лиц. Приказ должен содержать ФИО и должности уполномоченных сотрудников.

Оформляется документ в 2-х экземплярах: один из них отправляют приобретателю, другой – регистрируют в книге продаж. Законодатель разрешает продавцу выписывать один документ на несколько отгруженных партий товара и разные виды услуг одному контрагенту. Но при этом также следует соблюдать пятидневный срок – единый счет-фактура должен быть оформлен до окончания 5-ти календарных дней со дня первой отгрузки/услуги (письмо Минфина РФ от 12.01.2019 № 03-07-09/140).