Какие чеки принимаются к авансовому отчету с 01 07 2018

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Какие чеки принимаются к авансовому отчету с 01 07 2018». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Эта позиция отражена так же в письме Минфина России от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392. Чиновники указали, что товарная накладная (форма № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Бумаги же, косвенно обосновывающие произведенные расходы (в частности, счета-фактуры), могут служить только дополнением к уже имеющейся «первичке». Таким образом, расходы на приобретение товаров, поступивших без товарной накладной от поставщика, считаются документально не подтвержденными.

Еще один вопрос возникает, как продавец должен оформить чеки, если покупатель не предъявил доверенность, но оплатил товары в счет поставки юрлицу. В этом случае продавец оформляет чеки по общим правилам, как если бы продал товар физлицу. Но продавцы могут потребовать, чтобы подотчетник написал заявление о том, что оплатил товар в пользу третьего лица. Сейчас некоторые компании рассылают информационные письма своим контрагентам, где сообщают о таком порядке работы.

Образец. Чек при расчетах с организацией (фрагмент)

Продавец должен пробивать в чеках новые реквизиты: наименование и ИНН покупателя, страну происхождения товара, номер таможенной декларации и сумму акциза. Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Поправка касается случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

  • Если в платежных документах есть номер телефона покупателя или адрес электронной почты – отправьте электронный чек.
  • Если контактов нет – передайте товарный чек, когда покупатель будет забирать товар. Если доставка осуществляется по почте или курьером – вложите в посылку.

При перечислении аванса на счет организации или ИП с помощью «клиент-банка», использование онлайн-кассы не требуется. В остальных случаях выплата аванса должна сопровождаться ККТ. При этом чек можно отправить электронный, без предоставления бумажного. До 1 июля 2019 года можно не выдавать бумажный товарный чек, если осуществляется зачёт и возврат аванса.

Расчёты между юридическими лицами

  • Подать заявление в ФНС для перерегистрации онлайн-кассы в течение 5 рабочих дней.
  • Обратиться в организацию-изготовителю ККТ, они должны предоставить заключение о причинах выхода из строя (сделать это следует в течение месяца после того, как подали заявление в налоговую).
  • Если будет обнаружен производственный брак в кассе, снимите по возможности данные с фискального накопителя и передайте их в налоговую (в течение 2 месяцев со дня подачи заявления о перерегистрации ККТ в налоговую). Если данные снять невозможно, передавать в налоговую их не нужно. Штраф в этом случае вам не грозит.
  • Если ККТ вышла из строя не по причине брака, вы не имеете права продолжать деятельность и оказывать услуги или реализацию без кассы.

Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Вопрос-ответ по теме

Да, можете. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. При расчетах по банковской карте, это могут быть: оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты работника.

Подтвердить обоснованность расходов можно не только приходно-кассовым ордером или бланком строгой отчетности. Товарный чек также может являться подходящим обоснованием. Выдавать такой чек могут организации и предприниматели, работающие по единому налогу, а также индивидуальные предприниматели на патенте. Кассовый чек является фискальным документом, содержащим информацию об НДС, товарный чек – первичный документ, подтверждающий факт расчета между продавцом и покупателем. Они могут дополнять друг друга или использоваться в бухгалтерии по отдельности.

Какие документы можно приложить к авансовому отчету?

  • Мобильность. Пользоваться приложением можно на персональном компьютере, смартфоне, планшете. Оно доступно в дороге, на работе и дома.
  • Гибкие настройки. Приложение подстраивается под действующие законодательные нормы и особенности локальных бизнес-практик.
  • Прозрачность. Сотрудник создает авансовый отчет онлайн, менеджер, контролирующий расходы, мгновенно получает доступ ко всей первичной документации, руководитель легко следит за всеми расходами.
  • Поэтапное утверждение отчета. Менеджер утверждает отчет онлайн, а проводки для бухгалтерии создаются автоматически.
  • Сохранение первичной документации. Все бумажные документы (чеки, квитанции, бланки строгой отчетности) фотографируются или сканируются и сохраняются прямо в приложении.
  • Интеграция и синхронизация. Приложение с легкостью встраивается в существующую ERP-систему, может использоваться совместно с другими бизнес-инструментами.
Еще почитать:  Нужен ли техпаспорт на квартиру при продаже

Требования к товарному чеку для авансового отчета

  • Товарный чек может дополнять кассовый. Тогда на нем ставится пометка «действителен при предъявлении кассового чека», а сумма НДС выносится отдельной строкой.
  • Товарный чек должен быть подкреплен мокрой печатью.
  • Товарный чек может быть закреплен надписями «получено» и «оплачено». Это не является обязательным, однако и нарушением считаться не будет.
  • Незаполненных строк в товарном чеке быть не должно. А вот лишние графы в нем можно зачеркнуть.
  • Для заполнения товарного чека рекомендуется использовать чернила черного или синего цвета.
  • Товарный чек можно разделить на два бланка или отметить в предыдущем наличие последующих, если вся покупка/оплата услуги не помещается на один стандартный бланк.
  • Важно отметить, чтобы оба бланка содержали необходимую информацию или на первом бланке была отметка о том, что существуют последующие.

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

Оправдательные документы

Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).

Подтверждение расходов организации

С данным выводом согласны и контролирующие органы (смотрите письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22, от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209, от 05.01.2004 N 16-00-17/2, УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152, от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Какой новый список документов для авансового отчета в 2019 году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось.

Вводная информация об авансовом отчете

С 1 июля 2019 года типографские БСО станут запрещены. После этой даты бланки необходимо будет печатать только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 1.1, п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Фактически такой бланк будет мало отличаться от обычного онлайн-чека. Данные о нем так же автоматически попадут в ИФНС. Вывод: с 1 июля 2019 года от продавцов нужно требовать онлайн-чек или распечатанный на кассе БСО.

Документы о проезде

Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании. Минфин полагает необходимым прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (письмо от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).

Независимо от того, был ли утерян кассовый чек или продавец не выдал его, потому что освобожден от применения ККТ, товарный чек может подтвердить расходы на приобретение товаров, если в таком чеке содержатся все обязательные реквизиты.

Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 ).

Товарный чек вместо кассового чека

Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2018 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2019 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .

2. Организации и ИП на общей системе, УСН и ЕНВД, которые оказывают услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО вместо чеков (п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и другие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков смогут выписывать только ИП на патенте и лишь по некоторым услугам.

Еще в своем письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 Минфин пояснил, что чек, распечатанный по ссылке из e-mail или SMS, также подтверждает расходы. Поэтому пугаться современных опций не нужно. То, что продавец дает в подтверждение расходов, то и нужно брать у него, распечатывать и нести в бухгалтерию.

Пункт 4. Электронный посадочный талон при авиапереездах не вариант для целей НУ

В частности, компании и ИП с работниками на ОСН, УСН, ЕНВД, оказывающие услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО. Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и прочие такие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков ККТ смогут выписывать только патентщики по некоторым услугам. А также — ИП без работников, попавшие под льготу до 1 июля 2021 года. Либо такие лица вообще могут ничего не выдавать, так как из закона не следует обязанность что-то выдать.

Еще почитать:  Образец европротокол при дтп 2020 правила оформления

Так как товарный чек долгое время являлся приложением кассового, в нем содержалась дополнительная информация. Бланки печатались заранее и заполнялись ответственным лицом. Предприниматели и организации, получившие отсрочку по онлайн-кассам, вправе придерживаться прежних правил до июля 2019 года.

Какие чеки оформляются на разных налоговых режимах?

Они могут не устанавливать у себя кассовые аппараты вплоть до июля 2019 года, если они подтверждают оплату бланками строгой отчётности. При заключении трудового договора на регистрацию устройства отводится 30 суток (ст. 7 закона 290-ФЗ).

На ПСН

Поскольку кассовый чек является основным платёжным документом, его форма обязана соответствовать определенным требованиям. Они касаются присутствия нужных реквизитов, которых значительно прибавилось в отличие от чеков старых образцов. Он также выходит из кассового аппарата, но прежде, сама ККМ должна получить аккредитацию в налоговой инспекции с присвоением ей регистрационного номера.

Бланки строгой отчетности также становятся электронными для всех, за исключением тех, кто на временной или постоянной основе освобожден от перехода на онлайн-кассу. Не выдавать электронный БСО может либо плательщик по патентной системе налогообложения, либо ИП без сотрудников. В ином случае подотчетник должен получить электронный БСО или кассовый чек. Печатаются они на специальной кассе, похожей на ту, что выдает онлайн-чеки.

Бланки строгой отчетности

  1. Подготовить решение о выдаче средств под отчет. Это можно сделать стандартным способом: сотрудник подает заявление на выдачу денег под отчет, директор его визирует, либо руководителю нужно выпустить приказ о выдаче средств на руки командированному сотруднику.
  2. Провести аванс. Деньги выдаются сотруднику наличными или безналичным переводом на зарплатную/корпоративную дебетовую банковскую карту. Во втором случае делать это нужно через онлайн-кассу.
  3. Подождать, пока средства будут потрачены сотрудником, а подтверждающая первичка собрана. После каждой оплаты товара или услуги подотчетный сотрудник запрашивает подтверждающие документы. Теперь существенная их часть будет электронной.
  4. Предупредить подотчетное лицо о необходимости распечатать все электронные подтверждающие документы. Онлайн-чеки в подотчет с 1 июля 2019 года должны предоставляться в бухгалтерию в бумажном виде. Речь идет как об обычных ККТ, так и о «новинках», например, подтверждениях из ссылок для скачивания или мобильных приложений. Такие чеки, как правило, будут выдавать сотрудникам самозанятые предприниматели – например, таксисты (выдающие чеки из мобильных приложений). В таком электронном документе будет не только QR-код, но и указание на специальный режим налогообложения. В подтверждение в случае такси также распечатывается электронная справка с прописанным маршрутом передвижений.
  5. Принять авансовый отчет. Как и ранее, в течение 3 дней по возвращении из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет по истраченным средствам. Если к отчету прилагаются чеки без наименований товаров, бухгалтер вправе запросить дополнительный чек – уже с нужной информацией. Такие общие чеки выдают ИП на упрощенной или патентной системе налогообложения. В стандартных чеках все нужные реквизиты указаны по умолчанию.
  6. Подвести итог. Если сотрудник уложился в предоставленную ему сумму аванса и деньги еще остались, он возвращает их в кассу компании. Если траты оказались больше запланированных, и подотчетник может их доказать, компания возмещает потраченную разницу. Необоснованные траты работодатель вправе не покрывать.

Посадочный авиаталон на бумаге с отметками

Еще одно новое правило подотчета с 1 июля 2019 года – возможность использования в качестве подтверждающих документов распечаток из мобильных приложений, ссылок для скачивания и SMS. То есть, если продавец в качестве подтверждающего документа предоставляет файл в таком формате, его можно скачивать, распечатывать и прилагать к авансовому отчету. Это не запрещено – более того, закреплено в Письме Минфина 21.04.2017 № 03-01-15/24307.

Фискальный чек покупателю предоставить проблематично. Взамен бумажного бланка предоставляется электронный формуляр. Это может быть ссылка, отправленная на электронную почту покупателя, или код в СМС-сообщении. Это может быть и QR-код.

С 1 июля 2019 года правила приема документов от подотчетных лиц существенно поменялись. Если не учесть новшества в работе, то траты компании нельзя принять к налоговому учету. Разберемся, как работать с подотчетными документами по новым правилам.

Статьи по теме

В замен старых БСО пришли новые документы. Это бланки строгой отчетности распечатываемые на специальных онлайн ККТ. Агрегат нового поколения формирует актуальный бланк, и одновременно отправляет сведения об операции в ИФНС.