Какм правильно по авансовому отчету принять чеки почты

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Какм правильно по авансовому отчету принять чеки почты». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

Работник ездил на своем авто в другой город и приложил чеки на топливо. Сначала попросите сотрудника составить путевой лист с маршрутом поездки, а затем отразите в бухучете расходы на бензин (пункт 7 ПП РФ №749 от 13 октября 2008 года).

В нашей практике был случай, когда клиент принес некорректный чек от командированного сотрудника — без QR-кода. В таком случае принимать чек опасно. Списать расходы можно только если в остальных бумагах есть все нужные реквизиты и нет других недостатков — об этом говорит определение ВС РФ № 302-КГ16-450 от 9 марта 2016 года.

Как подтвердить расходы на хозяйственные нужды?

Хотя наличие чека — святое, отсутствие документа — не всегда нарушение. Например, бухгалтерское обслуживание ИП без работников, торгующих в розницу, не требует наличия ККТ. В таком случае, объясните подотчетному лицу, чтобы тот просил у продавца хотя бы одно подтверждение легальности работы без онлайн-кассы:

Получается, что ошибки в онлайн-чеке не делятся на существенные и несущественные. При отсутствии в нем любого из обязательных реквизитов чек не будет являться документом, подтверждающим подотчетные затраты.

Ситуация 1. Работник отчитался онлайн-чеком, в котором допущены ошибки

Так что же делать компании, если ее работник подтвердил свои подотчетные расходы чеком старого образца и/или товарным чеком? Можно ли ей учесть такие затраты при расчете налога на прибыль? Должна ли компания запросить у продавца информацию о том, по какой причине он не использует онлайн-ККТ (продавец является плательщиком ЕНВД или предпринял все меры по соблюдению требований законодательства, но использовать новую кассу пока нет возможности)? Ответить на эти вопросы мы попросили специалиста Минфина.

Ситуация 2. Работник принес чек старого образца и/или товарный чек

Такая ситуация не редкость. Ведь продавцам, которые из-за дефицита техники не успели к 1 июля установить онлайн-кассы, налоговики разрешили выдавать любые документы, подтверждающие прием денег от покупателей, в том числе напечатанные с помощью старых ККТ Письма Минфина от 07.06.2017 № 03-01-15/35588 , от 14.06.2017 № 03-01-15/36887 .

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты недавно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

На самом деле некоторые изменения в подотчете действуют уже сейчас. А с 1 июля к ним добавятся новые. Смотрите, о чем нужно предупредить работников и на что обращать внимание при приеме документов, подтверждающих расходы подотчетных лиц, чтобы не иметь проблем с подотчетными суммами сейчас и в будущем.

С 1 июля — внимание на БСО и новые реквизиты чеков ККТ

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограниченны. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот? Организация работы с подотчетниками — вопрос извечный, рекомендаций можно дать много. Но сейчас сосредоточимся на околоиюльских изменениях.

Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Что такое авансовый отчет

  • остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
  • сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
  • сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
  • сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
  • номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
  • в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
  • сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).
Еще почитать:  Права Арестовывают Приставы

Как принимать чеки у подотчетника

Во избежание налоговых нареканий заполнение отчета рекомендуется совместное — подотчетник подает данные бухгалтеру (ИП) и тот заполняет форму отчета с просмотром подтверждающих документов. В этом случае вероятность попадания в расходы необоснованных сумм сведется на нет.

Как электронный билет подтверждает расходы Авансовые отчеты в 1С Бухгалтерия 8 Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее. Приведем простой пример. Сотрудника отправили в командировку и выдали определенную сумму на покупку билета.

В некоторых случаях подотчетные лица организации в подтверждение оплаты приобретенных товаров работ, услуг предъявляют квитанции или накладные на услуги Почты России, заказ-наряд или квитанции на услуги по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств, товарный чек. При этом кассовый чек не предоставляется. Имеют ли право организации на основании данных документов и при отсутствии кассового чека учесть в расходах затраты на приобретение материальных ценностей работ, услуг Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей работ, услуг , могут являться: чеки контрольно-кассовой техники, квитанции к приходным кассовым ордерам, документы, оформленные на бланках строгой отчетности при оказании услуг населению , а при приобретении товаров работ, услуг у организаций или индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками ЕНВД — товарные чеки, квитанции либо другие документы, содержащие сведения, предусмотренные для первичных документов. Если документы, перечисленные в вопросе, содержат обязательные реквизиты, предусмотренные для первичных документов законодательством, то организация вправе на основании данных документов учесть в расходах затраты на приобретение материальных ценностей работ, услуг.

Проводки по авансовому отчету по командировке

Положения ЦБ РФ от Заполнение авансового отчета: частые вопросы Как оформляют авансовый отчет при перерасходе? Допускается ли составление авансового отчета один раз в месяц? Можно ли составить один авансовый отчет на разные виды расходов? Ответим на эти и другие вопросы. Директор может составить один отчет.

  • перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
  • услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.

Требования к оформлению БСО

  • при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
  • при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.
  • «Авансы». Здесь отразите суммы, выданные сотруднику под отчет;
  • «Товары». Эта вкладка предназначена для учета купленных товаров;
  • «Возвратная тара». Вкладка заполняется, если подотчетное лицо получило от поставщика возвратную тару;
  • «Оплата». Эту вкладку используйте, если подотчетник заплатил поставщику за товар;
  • «Прочее». В этой вкладке отражаются командировочные, почтовые, транспортные и прочие расходы, не отраженные в других вкладках.

Авансовый отчет в 1С 8.3 бухгалтерия по шагам

Практика показывает, что при оплате почтовых услуг с использованием авансовой книжки у бухгалтеров возникают затруднения в отражении операций по оплате почтовых расходов и приобретению авансовой книжки. Является ли авансовая книжка денежным документом или ее можно отразить в учете как материальный запас? Как в бухгалтерском учете отражается пополнение авансовой книжки?

Образец заполнения Авансового отчета

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Еще почитать:  Когда алкоголь полностью выходит из организма

  • Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
  • Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
  • Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
  • Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

Общие правила

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

  • Номер, дата чека;
  • Время, место расчета;
  • Наименование организации (ФИО ИП);
  • ИНН налогоплательщика;
  • Применяемый налоговый режим, ставка налога;
  • Признак расчета (оплата от покупателя; возврат средств покупателю и т.д.);
  • Наименование товара (услуг, работ);
  • Сумма и форма расчета (наличный/безналичный);
  • Должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем;
  • Регистрационный номер ККТ;
  • Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • Порядковый номер фискального чека;
  • Номер смены;
  • Фискальный признак сообщения.

Главным нюансом заполнения авансового отчета является его форма. Обязательное применение унифицированной формы авансового отчета АО-1 отменено с 2013 года, но большинство продолжают ею пользоваться несмотря на то, что организации (ИП) могут самостоятельно разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Проводим расходы правильно

Даже оформив авансовый отчет верно, необходимо соблюсти правило выдачи подотчетных сумм. Выдать их можно либо через кассу организации, либо путем перечисления с расчетного счета на карту сотрудника. В основании расходного кассового ордера пометьте, что деньги выдаются под авансовый отчет. Нюанс перевода средств на карту сотрудника состоит в том, что в назначении платежа обязательно указание перечисления средств в подотчет. Именно эта пометка будет доказательством того, что средства не являются доходом физического лица и с них не нужно удерживать НДФЛ, другие налоги и сдавать отчетность по ним.

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

  • Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
  • Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
  • Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Выдача безналичных денежных средств

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Разберемся, какие документы можно считать оправдательными (такими, что подтвердят израсходование денежных средств по назначению, с отражением наименования, количества и стоимостью купленных материальных ценностей). Это:

Сдачи в бухгалтерию

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Действующие нормативы

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.